Archives et sois riche

Eh oui ! Tellement négligé en entreprise dans le contexte camerounais, pourtant la section archiviste existe bel et bien dans nos Universités étatiques depuis 1971. Pire, le métier d'archiviste est très peu valorisé au Cameroun et il est fréquent d'exercer ce métier sans n’y avoir jamais été formé. De plus, 70 à 80 % des diplômés en archivistique changent de métier rapidement après la fin de leurs études.

L'archivage des documents physiques et numériques  permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents. En outre, il contribue à la bonne gestion de l’entreprise qui dépend précisément du classement des documents d’archives, un gain de temps, mais aussi d’éviter par là même, tout risque de perte de documents. Grâce au classement des documents, il est possible de faire des économies tout en préservant durablement le patrimoine documentaire de l’entreprise.

Aujourd’hui, parlons de l’archivage des documents physiques qui est l'ensemble des techniques et moyens employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu'à leur destruction éventuelle. Parmi les documents à classer, il existe de manière générale 5 grandes familles de documents comptables qu’il convient de prendre en compte dans la phase de classement:

X Clients

X Fournisseurs

X Employés

X Fiscaux

X Banque/ caisse

Comment procéder s’il n’existe pas un archiviste spécialisé en entreprise?

X Soit par ordre chronologique, soit par ordre alphabétique selon la nature de chaque document comptable à classer. Exemple pratique : le classement chronologique convient aux factures (numérotation des factures à respecter) et les documents destinés employés eux sont classés plutôt par ordre alphabétique.

X Il est recommandé de les conditionner dans des classeurs ou des boites d’archives que vous pouvez acquérir dans les grandes surfaces.

X Les documents confidentiels par une partie du personnel devront être scellés et consultables après autorisation hiérarchique.

Vous pouvez aussi opter pour l’externalisation de vos documents d’Entreprise mais c’est un coût dont vous pouvez vous passer si vous avez un espace de stockage en interne.

Partager cet Article

Commentaires

Du même auteur

Comment collaborer avec votre assistant virtuel pour optimiser votre gestion Administrative

Par Pamela YOUBONG 46012 lectures

Ce métier rendu très populaire en Afrique francophone et incontournable pour les dirigeants et cadres d’entreprises, salariés, porteurs de projets et startups durant la période liée à la COVID 19. Il est clair que nous ne pouvons nous en passer aujourd’hui, surtout pour l’externalisation accru…

Lire la suite

Doit-on appeler un homme sans enfant « PaPa » ?

Par Pamela YOUBONG 46152 lectures

Dans exactement deux jours, le 21 Juin prochain pour être exact, nous célébrerons la fête des pères. Et, il est important pour moi de partager avec vous mes fidèles lecteurs et lectrices, ce thème a la fois sensible et important mais que nous n’osons pas aborder.…

Lire la suite